היכולת להעביר פרזנטציה אפקטיבית עלולה להיות עניין חמקמק. החוקים לא תמיד ברורים, הכללים לא בהכרח קבועים, ואין "חוברת הפעלה" עם הוראות מדויקות שיש ללכת לפיהן כדי שההצלחה תהיה טמונה בכיס. רק באמצעות הכנה קפדנית, מודעות לפרמטרים המהותיים שבונים פרזנטציה מצליחה, וכמובן - בעזרת ייעוץ מקצועי וקצת עבודה, כל אחד יכול להגיע לרמה הגבוהה ביותר ולהעביר את הפרזנטציה המושלמת, אם זה במהלך כנס מנהלים, כנס עובדים, קבוצת משקיעים או כל כנס או קהל אחר.
המטרה הראשונה והחשובה של כל פרזנטציה היא לכבוש את הקהל ולשכנעו ברעיון מסוים. הפרזנטור חייב לגרום לקהל להקשיב לו, ולא רק להקשיב – אלא גם להבין את הרעיון ולהשתכנע בו. השיטות להשיג את המטרות הללו נעוצות בסינתזה, באיזון ובשליטה בשלושה אלמנטים קריטיים: שפת גוף, קול ותוכן.
קיימת אמונה נפוצה כי כריזמה, יכולת משחק ונוכחות מרשימה הן תכונות מולדות, ומי שאין לו אותן - יכול לשכוח מהכל ולעבור למקצוע אחר... במילה אחת: שטויות. היכולת להעביר פרזנטציה אפקטיבית היא לא צבע עיניים. זהו לא דבר שנקבע מראש שאין לנו שום דרך לשנותו. אנחנו מסוגלים בפירוש ללמוד לשלוט במסרים הבלתי-מילוליים ובשפת הגוף שאנו מעבירים לקהל השומעים, אשר מעוצבים על ידי הבעות פנים, תזוזות, תנועות ידיים ומבטים. הקול הוא חלק חשוב מהעניין – הוא הצורה שבה אנו למעשה מתקשרים עם הקהל שלנו, וקובעים כיצד הוא יגיב ויושפע מאיתנו. חשוב להשיג בקרה והבנה של המסרים שמועברים על ידי קצב ועוצמת הדיבור והאינטונציה המדויקת.
התוכן הוא העבודה על המסרים המילוליים שאנו מעבירים בפרזנטציה. המפתח הוא ניסוח מראש והבהרת המסרים המדויקים שאנו מבקשים להעביר. הרי אם אנחנו לא נבין בדיוק מה אנחנו רוצים להגיד – אין שום סיכוי שהקהל יבין זאת. כל הפרזנטציה צריכה לסוב סביב אותם מסרים מרכזיים – לחזור עליהם, לחזק אותם, להעצים אותם, להוכיח אותם, ואז לחזור עליהם שוב. חשוב ללמוד את הטכניקות שמאפשרות לנו להעביר את המסרים בצורה היעילה ביותר.
כמובן, יש להתאים את כל האלמנטים שדיברנו עליהם לקהל השומעים הרלוונטי, וזהו האתגר האמיתי: הרי לנאום בפני כנס מקצועי לא דומה להרצאה בפני כנסים עסקיים, ואילו כנס סוכנים מצפה לשמוע דברים שונים לחלוטין לעומת כנסים פוליטיים. מסרים המועברים במהלך כנס משקיעים, למשל, צריכים להיות מתואמים בין הדוברים השונים ולהתאים את עצמם לקהל השומעים באותם כנסים.
כל זה טוב ויפה, ואפשר לתת טיפים וכללים עד מחר – אבל בסופו של דבר, כאשר אתם עומדים שם מול המשקיעים ב- כנס, יהיו שם רק אתם, המשקיעים - והפרזנטציה. לכן, חייבים להפנים את כל האלמנטים המרכזיים ולהפוך אותם לחלק מכם וממה שאתם מנסים להעביר!
אבל איך עושים זאת? הרי כפי שאמרנו, כאשר אנו נדרשים לנאום במהלך כנס לא מצורף במקביל גם ספר הדרכה. בשנים האחרונות הוכיחו כנסים, הדרכות, קורסים, סדנאות ואימון אישי את יכולתם לשפר את האלמנטים החשובים בהעברת פרזנטציה, ולהעלות את סיכויי ההצלחה. כנסים או הרצאות כאלו עוסקים במכירות, העברת רעיונות, עמידה מול קהל והכנה לפרזנטציות במהלך כנסים ובכלל. כנסים כאלו יכולים לחדד נושאים רבים שעולים על הפרק – וכמובן, הנאום עצמו במהלך אותו כנס עשוי להיות דוגמא מאלפת ל"כיצד עושים זאת נכון".